Managementassistent

Voor het bekijken van de visuele versie van deze vacature klik hier.

Als managementassistent bij de AFM ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning en het eerste aanspreekpunt van één van 3 afdelingshoofden van de afdeling Accounttoezicht/Retail. Verder zorg je voor een efficiënte afhandeling van verzoeken van zowel managers als medewerkers van de gehele afdeling. In deze rol heb je verschillende secretariële werkzaamheden, zoals het beheren van agenda's en mailboxen, het inplannen van afspraken en vergaderingen en het organiseren van interne en externe bijeenkomsten. Ook het plannen en boeken van zakelijke reizen valt onder jouw verantwoordelijkheden, waarbij je de ruimte krijgt om initiatief te nemen en procesverbeteringen voor te stellen.

Je werkt nauw samen met drie collega’s binnen een hecht team, waarbij jullie elkaar ondersteunen en vervangen bij afwezigheid. De afdelingen waarvoor je werkt, Verzekeren en Pensioen, Lenen, Sparen & Retailbeleggen en Accounttoezicht, hebben als gezamenlijk doel om de transparantie en kwaliteit van financiële dienstverlening aan consumenten te verbeteren. Door de samenwerking met andere teams en externe partijen speel je een belangrijke rol in de professionele uitstraling van de AFM.

Het secretariaat Accounttoezicht/Retail vormt een belangrijk onderdeel van de afdeling en bestaat nu uit twee secretaresses en één senior secretaresse. Je werkt in een werkomgeving waarin je niet alleen je dagelijkse taken uitvoert, maar ook bijdraagt aan de strategische doelstellingen van de AFM.

“Als je een sociale managementassistent bent die het prettig vindt om samen te werken met collega’s in een leuk team én je het een uitdaging vindt om overzicht te houden in het plannen van talloze afspraken, dan is dit een baan voor jou.”

Werkweek

“Op een leuke werkdag heb je een heerlijk kopje koffie of ontbijtje van de espressobar en rond je een aantal complexe afspraken af. Daarnaast woon je een afdelingsoverleg bij en maak je een gezellig praatje met verschillende collega's.”

“Op een minder leuke werkdag heb je te maken met een complexe afspraak die je dagenlang hebt voorbereid, maar die last minute wordt gecanceld. Hierdoor moet je snel een nieuwe datum plannen.”

Voorbeeld uit de praktijk

“Bij het plannen van complexe afspraken voor een grote groep collega's komen last-minute wijzigingen regelmatig voor. Hoe pak je dit aan?”

In deze rol is het belangrijk om snel en efficiënt te handelen. Zodra een afspraak moet worden verzet, neem je contact op met de betrokken externe secretaresses om gezamenlijk een nieuwe datum te vinden. Je organiseert een telefonische vergadering waarin iedereen zijn beschikbaarheid kan delen. Door effectief te communiceren en de agenda's van alle betrokken partijen te coördineren, zorg je ervoor dat een nieuwe afspraak snel wordt ingepland. Deze actieve benadering helpt om de continuïteit van de werkzaamheden te waarborgen en het team op de hoogte te houden van wijzigingen.

Dit vragen we:

• Een afgeronde opleiding op mbo+1

• Relevante werkervaring als managementassistent of secretaresse

• Goede kennis van het MS Office pakket (Outlook, Teams, Word en Excel), je maakt daarnaast nieuwe systemen snel eigen

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, in woord en geschrift

• Communicatief vaardig, zowel formeel als informeel, zowel mondeling als schriftelijk

• Je bent organisatorisch sterk: je schakelt snel tussen verschillende werkzaamheden en werkt graag samen in een team

Wat we bieden:

• Je start met een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband

• Een salaris van minimaal €2.300,- en maximaal €3.400,- bruto per maand, op basis van een 36-urige werkweek. De uiteindelijke inschaling is onder meer afhankelijk van je kennis en ervaring

• Vakantiegeld van 8,59% van het bruto jaarsalaris

• Een 13e maand van één bruto maandsalaris

• Een bruto maandelijkse spaarbijdrage van 5,6%

• 199,5 vakantie-uren per kalenderjaar (boven op je standaard wekelijkse roostervrije dag)

• Een laptop en een smartphone

• Uitgebreide trainings- en opleidingsmogelijkheden om jezelf zowel vakinhoudelijk als persoonlijk te blijven ontwikkelen

• Een volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer op basis van 2e klas

• Thuiswerkvergoeding voor de dagen waarop je vanuit huis werkt

• Een bijdrage voor een abonnement bij een sportschool

• Toegang tot OpenUp; een online platform dat jouw mentale gezondheid en dat van maximaal 3 gezinsleden helpt versterken

• Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een fiets– en deviceregeling en een vergoeding voor de inrichting van je thuiswerkplek

Voor meer informatie over de vacature neem je contact op met Megan van Rooij (recruiter) via megan.van.rooij@afm.nl of 06-27387882